Die Einhaltung von Datenschutzvorschriften gelten auch in einem Verein und im Vereinsleben. Obwohl sich dies bereits aus den gesetzlichen Vorschriften ergibt, rücken Datenschutzfragen in einem Verein dennoch öfter in den Hintergrund oder sind überhaupt nicht bekannt. In seinem aktuellen Bericht des sächsischen Datenschutzbeauftragten werden 3 Beispiele aufgeführt, die für viele Vereine von hoher praktischer Bedeutung sind.
- Öffentliche Aushänge in Vereinen
Öffentliche Aushänge über offene Beitragsforderungen von einzelnen Mitgliedern durch Aushang am „Schwarzen Brett“ oder in einem Schaukasten mit namentlicher Nennung des Nichtzahlers ist nach Auffassung des sächsischen Datenschutzbeauftragen unzulässig. Ein Aushang ist zulässig, wenn das Mitglied zustimmt (was aber wohl nie vorliegt). Nach Auffassung des Datenschutzbeauftragten seien zwar – bei einer entsprechenden Satzungsregelung oder Mitgliederbeschluss – allgemeine Aushänge wie z.B. Mitteilung neuer Vorstandsmitglieder oder Ehrungen zulässig. Nicht zulässig und auch nicht in der Satzung regelbar sei aber ein Aushang bei säumigen Vereinsmitgliedern. Der Datenschutzbeauftragte begründet dies mit dem überwiegendem Persönlichkeitsrecht des Betroffenen und dem durch den Aushang öffentlichen Druck. Diese Auffassung überzeugt mich nur teilweise. Jedenfalls bei einer entsprechenden Satzungsregelung dürfte m.E. eine sachliche Information über einen Beitragsrückstand zulässig sein, denn auch andere Ankündigungen und Austausch mit den Mitgliedern erfolgt vereinsöffentlich durch Aushang. Gleichwohl ist das Persönlichkeitsrecht des Mitglieds tatsächlich mit zu berücksichtigen.
- Datenlöschung bei Vereinsaustritt
Müssen Mitgliederdaten bei einem Austritt gelöscht werden oder dürfen diese Daten wegen der steuerlichen Aufbewahrungspflicht 10 Jahre lang oder z.B. aus vereinshistorischen Gründen aufbewahrt werden? Nach Auffassung des Datenschutzbeauftragen müssen die Mitgliederdaten z.B. in einer Datenbank nach dem Austritt gelöscht werden, die steuerlichen Datenbestände z.B. der Beiträge dürfen und müssen aufbewahrt werden. Problematisch wird dies nur, wenn es sich dabei um einen einzigen Datenbestand handelt, wie es z.B. Vereinssoftware oft gegeben ist. Dann ist die Auffassung des Datenschutzbeauftragten kaum umsetzbar, weil die Vereinsoftware idR keine Funktionen bieten, Mitglieder „inaktiv“ zu schalten, um diese nicht mehr aufrufen zu können aber den steuerlichen Nachweispflichten nachzukommen. Die Speicherung aus vereinshistorischen Gründen kann der Datenschutzbeauftragte nachvollziehen, empfielt jedoch, z.B. keine Bankverbindung oder Geburtsdaten zu speichern; dies solle auch für die Adress- und Erreichbarkeitsdaten gelten. Hier ist m.E. eine pragmatische und datenschutzkonforme Lösung möglich.
- Tonaufzeichnungen von Vorstandssitzungen
In manchen Vereinen werden Tonaufzeichungen von Sitzungen angefertigt, um das Protokoll anzufertigen. Dies ist zulässig, wenn alle Sitzungsteilnehmer zustimmen (§ 4a BDSG). Auch wenn eine satzungsmäßige Regelung besteht, ist eine Tonaufnahme zulässig. Auch wenn zu Beginn einer Sitzung nachgefragt wird, ob Einwände bestehen und keine Einwände erhoben werden, soll eine Aufzeichnung zulässig sein (§ 28 Abs. 1 Satz 1 Nr. 2 BDSG).
Die Aufzeichung muss aber gelöscht werden, sobald das Protokoll erstellt ist, da die Daten dann nicht mehr erforderlich und notwendig sind (§ 35 BDSG). Diese Auffassung teile ich.
Den vollständigen Bericht des sächsischen Datenschutzbeauftragten finden Sie als PDF hier. Die o.g. Beispiele finden Sie ab Seite 114 (PDF).
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